Archiviare non basta: senza sistema documentale il caos resta
Molte aziende pensano di aver dematerializzato perché “hanno tutto sul drive”.
Poi cercano un contratto.
E iniziano i messaggi:
“Dov’è?”
“Chi ce l’ha?”
“È questa l’ultima versione?”
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Un drive è un deposito.
Un sistema documentale è una mappa.
Senza mappa, i file non sono documenti: sono oggetti persi in un magazzino.
Un sistema documentale serio introduce:
– metadati obbligatori
– versioning automatico
– permessi per ruolo
– ricerca per contenuto
– archiviazione per pratica, non per cartella
Questo cambia tutto.
Perché il documento smette di essere “un file” e torna a essere una pratica controllata.
Ed è qui che l’ufficio smette di incepparsi.