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La fattura elettronica è una realtà consolidata per tutte le PMI italiane. Dal 1° gennaio 2019 è obbligatoria per tutte le cessioni di beni e prestazioni di servizi tra soggetti IVA italiani, e dal 1° luglio 2022 anche per le operazioni verso privati (non soggetti IVA). Scegliere il software giusto per la fatturazione elettronica è fondamentale per rispettare gli obblighi di legge senza intoppi. In questa guida confrontiamo i migliori software di fattura elettronica per PMI italiane.
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Cosa deve fare un software di fatturazione elettronica
Un buon software per la fattura elettronica per PMI deve gestire l’intero ciclo attivo e passivo:
- Emissione: creazione della fattura in formato XML secondo lo standard FatturaPA.
- Invio al SDI: trasmissione al Sistema di Interscambio e ricezione delle notifiche (scarto, accettazione, decorrenza termini).
- Ricezione: download delle fatture elettroniche ricevute e importazione automatica.
- Conservazione: archiviazione sostitutiva a norma di legge per 10 anni.
- Integrazione: collegamento con contabilità, CRM e gestionale.
Migliori software di fattura elettronica per PMI: confronto
| Software | Tipo | Costo | Fatture/mese | Conservazione | Ideale per |
|---|---|---|---|---|---|
| Fatture in Cloud | SaaS | Da €8/mese | Illimitate | Inclusa (+€2/mese) | PMI, professionisti |
| Aruba Fatturazione | SaaS | Da €20/anno | 100 | Inclusa | Micro-imprese, partite IVA |
| Zucchetti Fattura Elettronica | SaaS/On-premise | Da €25/mese | Illimitate | Opzionale | PMI strutturate |
| TeamSystem Fatturazione | SaaS | Da €15/mese | Illimitate | Inclusa | PMI, studi commercialisti |
| Invoice Monitor | SaaS | Da €5/mese | 100 | Inclusa | Micro-imprese, freelance |
| Odoo Accounting | Open source / Cloud | Gratuito (on-prem) / Da €12/utente | Illimitate | Modulo esterno | PMI con competenze IT |
| Danea EasyFatt | SaaS | Da €5/mese | 100 | Inclusa | Micro-imprese, freelance |
| Microsoft 365 + Aruba | Integrazione | Da €9,40/mese + €20/anno | Illimitate | Inclusa (Aruba) | PMI che usano M365 |
Fatture in Cloud: il più usato dalle PMI italiane
Fatture in Cloud è il software di fatturazione elettronica più diffuso tra le PMI italiane, con oltre 500.000 utenti. Offre un’interfaccia moderna e intuitiva, ideale per chi non ha competenze contabili.
Vantaggi
- Piano gratuito per 1 utente, 5 fatture/mese.
- Invio automatico al SDI con notifiche in tempo reale.
- Conservazione sostitutiva integrata (a pagamento).
- CRM base per gestione clienti e fornitori.
- API per integrazione con WooCommerce, Shopify e altri.
Svantaggi
- Piano a pagamento necessario per oltre 5 fatture/mese.
- Funzionalità contabili limitate rispetto a Zucchetti/TeamSystem.
Aruba Fatturazione: il più economico
Aruba Fatturazione è la soluzione più economica del mercato, con prezzi che partono da €20/anno. Ideale per micro-imprese e partite IVA che emettono poche fatture al mese.
Vantaggi
- Costo bassissimo: €20/anno per 100 fatture.
- Conservazione sostitutiva inclusa nel prezzo.
- Integrazione con firma digitale Aruba Sign (€22/anno).
- Interfaccia semplice, senza fronzoli.
Svantaggi
- Funzionalità limitate (nessun CRM, report base).
- Interfaccia meno moderna rispetto a Fatture in Cloud.
- Limite di fatture per piano (100/500/illimitate).
Zucchetti Fattura Elettronica: per PMI strutturate
Zucchetti è uno dei più grandi player italiani del software gestionale. La sua soluzione di fatturazione elettronica si integra perfettamente con l’ecosistema Zucchetti (HR, presenza, contabilità).
Vantaggi
- Funzionalità contabili complete (piano dei conti, partita doppia).
- Integrazione nativa con gestione HR e presenze.
- Conservazione sostitutiva a norma.
- Assistenza telefonica e consulenza inclusa.
Svantaggi
- Costo più alto rispetto ad alternative SaaS.
- Curva di apprendimento più ripida.
Come scegliere il software di fattura elettronica giusto
| Se la tua PMI… | Software consigliato |
|---|---|
| Emette meno di 20 fatture/mese, budget limitato | Aruba Fatturazione o Danea EasyFatt |
| Emette 20-100 fatture/mese, vuole funzionalità CRM | Fatture in Cloud |
| Ha bisogno di contabilità completa e integrazione HR | Zucchetti o TeamSystem |
| Usa già Microsoft 365 e vuole integrazione | Microsoft 365 + Aruba Fatturazione |
| Ha competenze IT e vuole controllo totale | Odoo Accounting (self-hosted) |
| Ha un commercialista che gestisce le fatture | TeamSystem (piattaforma studio) |
Funzionalità aggiuntive da cercare
- App mobile: emettere fatture da smartphone è molto comodo per chi lavora fuori sede.
- Firma digitale integrata: per fatture verso PA.
- Gestione delle note di credito: automatica e semplice.
- Importazione da Excel/CSV: per migrare da altri software.
- Multi-valuta: per fatture verso l’estero.
- Solleciti automatici: per fatture scadute.
- API aperte: per integrazione con e-commerce e CRM.
Integrazione con l’e-commerce
Se hai un e-commerce, il software di fatturazione deve integrarsi con la piattaforma per generare automaticamente le fatture per ogni ordine.
| Piattaforma e-commerce | Software compatibile |
|---|---|
| WooCommerce | Fatture in Cloud (plugin), Aruba (plugin), Zucchetti |
| Shopify | Fatture in Cloud (app), Zucchetti (app) |
| PrestaShop | Fatture in Cloud (modulo), Aruba (modulo) |
Per una guida alla scelta della piattaforma e-commerce, leggi piattaforme ecommerce PMI.
Obblighi e scadenze
- Fattura immediata: entro 12 giorni dall’operazione.
- Fattura differita: entro il giorno 15 del mese successivo (con DDT).
- Notifica di scarto: se il SDI scarta la fattura, hai 5 giorni per correggere e reinviare.
- Conservazione: 10 anni dalla data di emissione.
Errori comuni nella fatturazione elettronica
- Codice destinatario sbagliato: la fattura non arriva al destinatario.
- Aliquota IVA errata: conseguenze fiscali.
- Non conservare le fatture: in caso di verifica, multa salata.
- Non monitorare le notifiche SDI: una fattura scartata non è stata emessa.
- Usare software non aggiornati: le specifiche tecniche cambiano.
FAQ – Domande frequenti
Quale software di fattura elettronica è il più economico?
Aruba Fatturazione da €20/anno per 100 fatture. Il più conveniente per micro-imprese.
Posso usare un software gratuito per la fattura elettronica?
Fatture in Cloud offre un piano gratuito (5 fatture/mese). Odoo Accounting è gratuito se auto-hostato.
La conservazione sostitutiva è obbligatoria?
Sì, le fatture elettroniche devono essere conservate per 10 anni a norma di legge.
Il software di fatturazione deve essere certificato?
Non serve certificazione specifica, ma deve generare XML conforme allo standard FatturaPA.
Come integro la fatturazione elettronica con il mio e-commerce?
Plugin e API permettono l’integrazione automatica. Leggi la documentazione del tuo software di fatturazione.
Conclusioni
La scelta del software di fattura elettronica per la tua PMI dipende dal volume di fatture, dal budget e dalle esigenze di integrazione. Per micro-imprese il miglior rapporto qualità-prezzo è Aruba Fatturazione. Per PMI in crescita, Fatture in Cloud offre funzionalità CRM integrate. Per realtà strutturate, Zucchetti o TeamSystem sono la scelta professionale. Qualunque sia la tua scelta, assicurati che il software sia aggiornato, offra conservazione sostitutiva e supporti l’invio automatico al SDI.
Hai bisogno di una consulenza per scegliere il software di fatturazione elettronica per la tua PMI? Contatta Cultura Digitali.
Articolo scritto da Marika per Cultura Digitali. Fonti: Agenzia delle Entrate – Fattura Elettronica.