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L’email non è un sistema documentale. Non indicizza, non versiona, non protegge. Tutto ciò che conta deve uscire dall’email ed entrare nel fascicolo digitale. Le aziende più veloci hanno regole automatiche:email → pratica → metadati → archiviazione. Così l’ufficio non dipende più dalle caselle delle persone.
Il nome dei file è l’ultimo baluardo prima del caos. Quando non esistono versioni ufficiali, ogni documento è una mina. Servono regole semplici: – stati (bozza / revisione / approvato / firmato)– chi può modificare cosa– blocco modifiche dopo firma– storico automatico Questo riduce errori, contenziosi e figuracce.