Email Transazionali: che cosa sono e come funzionano?

Conferme di pagamenti e ordini, cambi di dati e password, sono alcuni degli elementi che riguardano le email transazionali. Si tratta, quindi, di comunicazioni inviate come risposta ad un acquisto o una richiesta effettuata dal cliente, come l’iscrizione a una lista o l’acquisto di un prodotto o ancora la cancellazione di un account.

Non stiamo quindi parlando di mail promozionali, ma questi messaggi transazionali sono fondamentali per fidelizzare il cliente. La puntualità e precisione del loro invio serve a far crescere la reputazione di un brand o di un sito.

Sono uno strumento di affidabilità e sicurezza perché tranquillizzano e rassicurano l’utente del web che spesso teme di essere truffato. Potremmo quindi definire questi messaggi come il biglietto da visita di ogni attività online.

L’azienda deve assicurarsi che queste email giungano a destinazione, senza finire in spam. Un errore o un ritardo di questi messaggi potrebbe causare la perdita di molti clienti.

Email Transazionali: alcuni esempi

Come abbiamo accennato precedentemente ci sono diversi contesti nei quali è possibile servirsi di questa tipologia di messaggi. In particolare, possiamo evidenziare 5 tipi di email transazionali che di seguito analizzeremo.

• Conferma di avvenuta iscrizione: la creazione dell’account è la prima cosa che il cliente fa nei confronti del brand, dimostrando così il suo interesse. Assicurarsi che la mail di conferma sia arrivata al destinarlo è importate per non lasciarsi scappare il cliente.
• Conferma dell’ordine: per i siti e-commerce questa comunicazione deve arrivare all’acquirente subito dopo che questo ha effettuato l’ordine. La precisione e la puntualità aiuteranno l’azienda a conquistare la fiducia del cliente.
• Notifiche: in questa categoria rientrano gli avvisi di spedizione e quelli dei ritardi, ma anche il link attraverso cui è possibile tracciare il pacco o ancora un messaggio ricevuto dal venditore. Si tratta quindi di tutto gli aggiornami di cui il cliente deve essere informato
• Recupero credenziali d’accesso: capita spesso che l’utente si dimentichi le sue credenziali di accesso ad un sito, quando quindi desidera recuperare la sua password, deve ricevere una mail transazionale con un link per completare l’operazione.
• Fatture e ricevute: queste possono essere inviate sia insieme alla mail di conferma dell’ordine che separatamente, come avviene per i servizi di car sharing o quelli in abbonamento.

Come avviene l’invio

L’invio di questo genere di messaggi è necessario che avvenga attraverso un servizio SMTP esterno, cioè il protocollo semplice di trasferimento di posta. Questo garantisce una consegnare sicura ed immediata. Ricordiamo infatti che non si possono inviare email transazionali da normali account di posta elettronica. Affidatevi sempre a strumenti affidabili che possano far crescere la reputazione della propria azienda.

Le email transazionali devono sempre partire dalla pagina dell’azienda, esistono infatti alcuni strumenti che permettono l’invio tramite l’applicazione o il sito.

Il tasso di apertura di questi messaggi è maggiore rispetto a quello che si verifica per le mail di altri generi. Questo avviene perché sono comunicazioni che il destinatario attende e quindi quando arrivano le apre subito, le legge e clicca sui link, per assicurarsi del buon esito dell’operazione che ha compiuto, qualsiasi si ala sua natura. Le mail commerciali o le newsletter non hanno questo livello di interazione.

È possibile anche approfittare di questo alto tasso di apertura e letture del messaggio, personalizzando i messaggi transazionali con suggerimenti di acquisto, codici promozionali, segnalazioni di offerte, tutti in linea con gli acquisti già effettuati dal cliente.

Alcuni suggerimenti

Bisogna prestare attenzione ad alcuni elementi per scrivere una mail perfetta che venga aperta dall’utente e soddisfi le sue esigenze. In particolare bisogna far attenzione all’oggetto che non deve essere vago, ma preciso. Inoltre è sempre ben apprezzo l’utilizzo della parola “grazie” al termine del testo della mail stessa. Infine, per quanto riguarda le notifiche di avvenuta spedizione occorre inserire un link di tracciamento.